京环兴宇(唐山)橡塑环保科技有限公司

 BESG Xingyu (Tangshan) Rubber & Plastics Eco-Technology Co., Ltd.

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        京环兴宇公司创新、改革、发展进程系列报道(四)

        浏览次数: 日期:2016-03-03

        深化创新行政管理 打造企业文化之窗

         

        国家“十三五”规划以来,京环兴宇公司紧紧围绕党的方针政策和集团的战略部署,认真学习《北京环卫集团2015年工作总结暨2016年工作安排》文件精神。在此契机下,行政办公室秉承“抓创新就是抓发展,谋创新就是谋未来”的创新理念,借鉴集团公司的管理机制,结合实际情况,以严谨、务实、求真的工作态度,陆续开展各项工作,不断创新摸索出适用于本部门现代化、年轻化的管理模式,让员工在工作中享受快乐,快乐里实现理想的工作氛围,为公司加促发展绿色经济及文化建设贡献力量。

        行政办公室是公司的综合管理机构,是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽。工作千头万绪,文件收发、合同管理、法务管理、档案管理、企业文化、网络宣传、文件批转、会议安排、日常接待及用车管理等,面对繁而重的工作任务,行政办公室通过深入摸索,实施、计划出了一套创新改革方案。

        一、在行政规章管理制度方面

        1.建章立制工作。在公司工作逐步进入正轨过程中,各项规章制度的建立势在必行,但时间紧迫,任务较重,行政办公室边摸索、边起草,在领导班子正确指导下,相继制定了《公司印信管理办法》、《合同管理办法》、《车辆管理制度》、《档案管理制度》、《法律事务管理制度》、《例会制度》、《董事会议事规则》及《总经理办公会议事规则》等相关制度。从而使公司的各项管理有章可循,员工有“法”可依,使公司逐步走向制度化、正规化、现代化规范管理。

        2.监督、检查各项制度的执行情况。根据公司《关于推行成本控制、厉行节约的通知》、《员工十项规定和十不准》及《1234宣言》的要求,组织相关部室、分厂进行安全生产、现场卫生大检查,当日通报,限期整改,起到了良好的效果,并得到了公司领导的肯定。

        二、在行政办公事务方面

        1.借助媒介平台,发挥舆论导向作用。2月19日,习近平总书记先后来到人民日报、新华社和中央电视台,开启了春节后的首次调研。习近平表示,“宣传思想工作创新,重点要抓好理念创新、手段创新、基层工作创新”。由此可见,积极助推新闻舆论发展是必定发展趋势,我们要认识新闻舆论宣传和媒体建设的重要性,做好各项企业宣传工作。合并重组后,根据公司领导要求,为树立企业品牌形象,提高企业知名度,加固企业文化宣传,行政办公室迅速建立起网络宣传平台,利用网络优势,通过公司微信公众号、企业官网、手机app等软件推进公司信息化建设及宣传工作,打造良好的企业文化氛围。

        2.逐步实现电子化办公模式。为提高公司整体工作效率,真正实现无纸化办公模式,行政办公室带头组织学习使用移动OA办公系统软件app,并在全公司范围内实现覆盖。该系统推行后,公司员工的异地请示、申请报告、合同审批、公章审批、用车审批、休假审批等手续都可通过此软件完成,并直接形成电子记录存档。

         

        3.文件管理工作的完善与规定。为使文件管理工作实现制度化、规范化。行政办公室依据以往的工作经验,取其精华弃其糟粕,结合现代化管理理念,以及时归档,文件齐全、完整,分类准确,机密文件无泄漏等为原则,认真做好公司往来信函的收发、登记、传阅、批示,做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查工作。并接手文书档案资料的归档立卷等管理工作。使文件的收、发、送、阅、审、存、借有了严格的管理程序,确保了文件传送的及时性、执行的有效性及使用的安全性,对文件的存档采用分级、分类、编号登记管理,并实行纸质版和电子版同时保存的管理方式,确保档案管理的安全性及延续性,从而对提高公司的工作效率起到了促进作用。

        4.严格印章、证照管理。除认真做好公司合同章、公章的使用和登记外,并严格审核每一个需要盖章的合同、协议,确保公章使用的严肃性和规范性。一是安排专人专岗做好公章管理,严格规范公章的申请使用,每次使用公章需按照规定流程进行申请登记,避免私用滥用公章的情况出现,确保公章使用的规范性和严肃性;二是做好公司各类证照的日常使用和存放管理。分门别类将公司各种证照归类存放管理,日常需要使用时,按照申请领用登记程序管理,掌握证照使用动向,确保证照使用便利性和安全性。三是做好公司合同、协议等文字和内容的审核把关,最大限度避免公司合同在文字方面的错漏,把公司利益放在首位,以严谨、认真、精益求精地工作态度,确保每份涉及公章使用合同、协议的合法性和规范性,把好行政办公室最后一道关。

        三、在行政后勤管理方面

        1.不断加强车辆管理工作。从办公车辆的调度审批、调配使用、定点加油、维修保养、行车安全、费用控制等方面进行严格管理,达到了高效使用车辆的目标,确保了公司领导和员工正常的工作用车。

        2.完善资产管理工作。对公司办公设备、车辆等行政性资产进行登记、造册和盘点,做到件件物品有出处、有标识、有档案,做到可追溯、可查考。

        3.新公司有关证件办理工作。为使公司后续工作得以顺利开展,保证公司正常生产经营的运行。公司成立伊始,各项工作都是从头开始,需要办理相关的手续及证件。在公司领导的指导下,行政办公室积极为公司办理企业变更、股东变更、法人变更等各种资质变更手续。

        4.行政办公室整体形象得到提升。主要从人、物、事三方面着手提升,人,要精神抖擞、循规蹈矩;物,要洁净如初、整齐有序;事,要不悲不亢、不等不靠。并做到三统一:服装统一、电脑桌面统一、精神面貌统一;定期召开部室例会,工作人员每天利用移动办公软件app写日报,对于领导交办事项,件件有回音,事事有落实,全体工作人员养成了良好的工作习惯,综合素质得到较大提升。

        四、在法务事务管理方面

        由于初次接触到法务管理工作,公司之前在这方面基础薄弱、经验欠缺。新兴宇成立之初,行政办公室根据合同审查和管理工作的整体要求和工作部署,规范公司法务工作管理,明确人员分工,认真学习《北京环卫集团合同管理办法》,根据公司实际,并制订《公司法律事务管理制度》及《合同管理办法》,进一步规范和细化合同审查、管理、监督工作,维护了企业的正常经济秩序和企业利益。

        下一步,行政办公室将从法律专业角度为公司领导的决策提供支持,为企业经营、管理决策提供可行性、合法性分析和法律风险分析,实现公司法律风险管理的规范化。

        创新是引领发展的第一动力,改革是促进转型的第一任务,行政办公室将不断推动、落实各项改革措施,充分调动公司全体员工的工作积极性、主动性、创造性,大力推动企业管理人员形成想改革、敢改革、善改革的良好风尚。

        行政办公室 供稿

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